Die 7 Arten von Email-Adressen richtig ansprechen

Dominik Belca

Dominik Belca

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“Schmeisse alle in einen Topf und Du verschenkst ihr komplettes Potential”. Im Artikel erfahren Sie welche Arten von Email-Adressen es gibt und wie Sie diese erkennen können. Und Sie erfahren, wie Sie den Erfolg Ihrer Email-Listen durch die richtige Behandlung verzigfachen können.

Es gibt unterschiedliche Arten von Email-Adressen, die von Ihnen unterschiedlich behandelt werden wollen. Andernfalls verpufft die Wirkung Ihrer Emails.

Damit Ihre Email-Listen die maximale Wirkung erzielen, können Sie die folgenden Empfehlungen nutzen. 

Im Groben sind es die folgenden Typen von Email-Adressen, die Sie getrennt betrachten sollten:

  • Persönliche, private
  • Persönliche, geschäftliche
  • Markierte Adressen (local+extension@gmail.com)
  • Gruppen-Adressen / Catch-All-Adressen
  • Geschäftliche Funktionsadressen (buchhaltung@)
  • Technische Adressen
  • Wegwerf-Adressen

Was es im Einzelnen zu beachten gibt, lesen Sie in den folgenden Abschnitten.

Die private persönliche Email-Adresse

Wenn Sie es geschäftlich mit Privatpersonen zu tun haben, ist dieser Typ von Email-Adresse natürlich am wichtigsten für Sie.

Zu erkennen ist dieser Typ oft am Aufbau mit Vor- und Nachname oder auch mit reinen Fantasiebezeichnungen. Häufig auch in Kombination mit einer Domain der großen Freemail-Anbieter oder Internet-Provider. Beispiel: hans.mustermann@t-online.de

Diese Adressen sind eigentlich gern gesehene Mitglieder in einer Mailingliste, denn üblicherweise erreichen Sie damit direkt eine einzelne Person.

Empfehlung: Eine spezielle Behandlung dieses Typs ist oft nicht erforderlich. Aber ausreichend personalisiert dürfen Ihre Emails trotzdem gerne sein.

Die persönliche Geschäftsadresse

Beruflich nutzt Herr Mustermann seine geschäftliche Email-Adresse hans.mustermann@company.de.

Diese Art von Adressen öffnen uns die Türen zu Entscheidern und Kontaktpersonen im B2B-Umfeld. Zu erkennen ist sie an der Verwendung von Vor- und Nachnamen und einer Domain, die nicht zu den bekannten Freemail-Providern gehört.

Das sagt uns natürlich nichts über die Größe oder andere Eigenschaften des Unternehmens. Ein einzelner Freelancer kann genau so eine solche Email-Adresse verwenden wie der Mitarbeiter eines globalen Konzerns.

Empfehlung: Unbedingt segmentieren! Mit dieser Adresse können Sie individuell auf einen einzelnen Empfänger eingehen. Nutzen Sie die Chance, um die richtigen Inhalte zu versenden. Falls Sie noch nichts über die Person wissen, geben Sie ihr Gelegenheit, sich erkennen zu geben (Stichworte: Berater, Feedback-Tools, Persona-Matches, 5-Types-Checks usw.)

Die markierten Adressen

Einige Email-Provider – wie zum Beispiel Google – gestatten ihren Benutzern, den lokalen Teil ihrer Email-Adresse zu erweitern. Das sieht dann zum Beispiel so aus: vorname.name+erweiterung@gmail.com.

Viele Nutzer wollen mit Hilfe dieser Erweiterungen erkennen, wenn Sie deren Email-Adresse weitergeben und dann plötzlich SPAM von unerwarteter Quelle kommt.

Empfehlung: Vermutlich haben Sie es hier mit dem misstrauischen Typ von Empfänger zu tun. Vermeiden Sie also besser alles, was das begrenzte Vertrauen in Ihr Wohlverhalten gefährden könnte. So ist es vielleicht besser, Emails nur bei für den Empfänger absolut relevanten Anlässen zu senden. Grüße zu Weihnachten oder laute Rabattaktionen sind dagegen vielleicht nicht so günstig.

Die Wegwerf-Adressen

Eine radikalere Version der markierten Adressen sind die Wegwerf-Adressen. Das sind Email-Adressen, die von Anti-SPAM-Diensten zur einmaligen Verwendung angeboten werden. Oft sieht man solche Adressen beim Lead Capturing in Zusammenhang mit “Download gegen Email-Adresse”.

Wenn Sie viele solche Adressen in Ihren Listen finden, haben Sie vermutlich ein Vertrauensproblem. Irgendein Faktor Ihrer Website löst die Befürchtung aus, Sie würden den Empfänger mit SPAM belästigen oder seine Daten verkaufen. Versuchen Sie Ihre Eintragungsseite einmal aus dieser Perspektive zu betrachten. Vielleicht starten Sie dann auch einmal ein Experiment mit veränderten Aussagen und beobachten den Trend.

Empfehlung:  Geschäftlich sind solche Adressen nicht besonders wertvoll. Da Sie damit von vorneherein keine Chance auf die Entwicklung eines sauberen Profils haben, sollten sie auch keine große Mühe investieren.

Untersuchen Sie mögliche Gründe und sperren Sie die Adressen für den Versand.

Die Gruppen- oder auch Catch-All-Adresse

Hinter Adressen wie team@company.de oder info@company.de verbergen sich oft CRM-Systeme, die eingehende Emails mit einem Team von Mitarbeitern bearbeiten.

Es sind also immer wieder wechselnde Personen aktiv – das macht die Erstellung eines Interessenprofils natürlich nahezu unmöglich –  denn damit vereinen Sie höchstens die vermischten Interessen des Teams.

Empfehlung: Gruppen-Adressen in der Liste zu haben, ist auf jeden Fall besser als gar keine Adressen. Vielleicht bestand bei der Eintragung sogar wirklich die Absicht, ein Team gezielt mit Informationen zu versorgen.

Deswegen könnten Sie versuchen, in den ersten Emails darauf aufmerksam zu machen, dass es ja vielleicht noch spannender für den Empfänger wäre, wenn er zusätzlich persönlich passende Inhalte an seine geschäftliche Email-Adresse erhalten würde. Das sollten Sie gleich am Anfang mit einer eigenen Nurturing-Strecke anstoßen.

Die geschäftliche Funktionsadresse

Wirklich aufpassen sollten Sie bei geschäftlichen Funktionsadressen. Das sind zum Beispiel Email-Adressen, die zu einer bestimmten Funktion im Unternehmen gehören, etwa rechnungen@ oder buchhaltung@company.de.

Unter diesen Adressen erreichen Sie normalerweise niemanden, der für Sie interessant sein könnte. Ganz im Gegenteil: Die Empfänger sind mit bestimmten Aufgaben betraut – mit der Buchhaltung zum Beispiel. Ihre Nachricht kann dort fast nur störend wirken und Sie riskieren den SPAM-Bann. Das gilt sogar dann, wenn Sie die Buchhaltung über die neuen Funktionen Ihrer Buchungs-Software berichten möchten.

Empfehlung: Ganz klar – ein vollständiges Blockieren. Hier gibt es keinen Blumentopf zu gewinnen aber eine Menge Ärger.

Falls Sie trotzdem relevante Produkte für den Kreis der Empfänger haben, sollten Sie Ihre Listen nachbearbeiten und versuchen, eine persönliche geschäftliche Adresse des Empfängers zu erhalten.

Die technischen Adressen

Technische Adressen sind ein Spezialfall der geschäftlichen Funktionsadressen. Es sind sind Email-Adressen, die wegen gesetzlicher Bestimmungen oder Verträgen mit Geschäftspartnern immer eingerichtet werden müssen. Beispiele wären abuse@company.de oder postmaster@company.de

Hier gilt die gleiche Warnung wie für geschäftliche Funktionsadressen. Der Unterschied ist nur, dass Sie bei Verwendung dieser Adressen ausgerechnet den Leuten auf die Füße treten, die Sie komplett für das Unternehmen blocken können (Admins) .

Empfehlung: Unbedingt ausfiltern bzw. sperren!

Und wie filtere ich meine Listen jetzt?

Damit Sie die Email-Adressen in Ihren Listen entsprechend markieren können, brauchen Sie ein System von verschiedenen Filtern.

Diese Filter müssen von Ihnen auf Ihre Listen abgestimmt und gepflegt werden. Wie immer bietet sich hier der Einsatz von Excel an. Das stellt natürlich ab einer gewissen Größe Ihrer Listen ein Problem dar, denn selbst nach der Aufhebung der Begrenzung auf 65.000 Zeilen wird der Prozess langsam und fehleranfällig.

Intern nutzen wir für den Zweck der Datenfilterung, Validierung und Anreicherung eine selbst entwickelte Software. Alleine die Liste der Wegwerf-Email-Dienste umfasst über 5.000 bekannte Domains, die Liste der Vornamen zur Erkennung von persönlichen Email-Adressen enthält über 40.000 Einträge.

Tipp: Schnellstart mit Excel

Für Ihren schnellen Start veröffentlichen wir hier in Kürze eine Excel-Datei mit exemplarischen Beispielen für eigene Filter. Diese können Sie frei verwenden oder Sie nehmen einmal Kontakt zu uns auf und wir besprechen die Optionen.

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